Die Projektsteuerung der Sanierung: Tätigkeitsfeld und Aufgaben

Eine fast immer erforderliche Tätigkeit eines Projektmanagers im Anfangsstadium eines Projektes ist die „Planung der Planung“. Eine sorgfältig durchdachte Planung sowie die spätere Steuerung der Planungsprozesse sind wesentliche Voraussetzungen zur Einhaltung der wesentlichen Projekterfolgsfaktoren, Qualität, Kosten und Termine…

Fachbeitrag im Rahmen des 4. Würzburger Schimmelpilz-Forums

Eine fast immer erforderliche Tätigkeit eines Projektmanagers im Anfangsstadium eines Projektes ist die „Planung der Planung“. Eine sorgfältig durchdachte Planung sowie die spätere Steuerung der Planungsprozesse sind wesentliche Voraussetzungen zur Einhaltung der wesentlichen Projekterfolgsfaktoren, Qualität, Kosten und Termine.

Anhand von praktischen Erfahrungen in der Sanierung von Schimmelschäden sieht der Verfasser eine solche Voraussetzung auch für eine erfolgreiche Schimmelsanierung. Übertragen erfordert dies demnach vor Beginn jeglicher Maßnahmen eine „Planung der Begutachtung“. Darüber hinaus sind im Laufe einer Schimmelsanierung weitere Parallelen zu einem üblichen Bauprojekt erkennbar. Abschließend ist eine strukturierte und durchdachte Dokumentation der Sanierung mindestens so relevant wie eine Bestandsdokumentation in einer fertig gestellten Immobilie.

Demnach ist eine umfangreiche Sanierung aufgrund Schimmelbeschädigungen mit vergleichbaren Methoden zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren wie ein „normales“ Bauprojekt. Der Verfasser zeigt Methoden auf wie durch Projektsteuerung eine Sanierung erfolgreich organisiert und gemanagt werden kann, blickt auf Schnittstellen zu den Schimmelsachverständigen und den weiteren Projektbeteiligten einer Sanierung.

Insbesondere werden auch die Beziehungen zu denkbaren weiteren Stakeholdern etwaiger Sanierungsmaßnahmen thematisiert. Weiterhin benennt der Verfasser kritische Punkte im Rahmen der Planung oder Durchführung einer Sanierung und versucht Antworten zu finden wie das Risiko einer „Sanierung der Sanierung“ bereits im Anfangsstadium jedoch auch im weiteren Verlauf des Projektes und schließlich bis zum Projektabschluss durch gezielte Steuerung minimiert werden kann.

Vorstellung des Tätigkeitsfeldes der SMV Bauprojektsteuerung und der allgemeinen Aufgaben der Projektsteuerung

„Planung der Begutachtung“

Wenn der Architekt nichts weiß dann macht er einen Kreis. Einen vergleichbaren Satz für Projektsteuerer, der sich auch noch reimt, gibt es leider nicht. Aber wenn der Projektsteuerer eine erste Ordnung ins Chaos bringen soll, macht er oftmals zuerst einen (Termin)plan und wenn dieser auch nur grob ist. Ein Terminplan oder anders benannt Ablaufplan ist kein Allheilmittel, bildet jedoch einen guten und unverzichtbaren Rahmen für eine geordnete Begutachtung und Sanierung.

 

Die Planung der Begutachtung soll hierbei in keiner Weise die Autorität und Unabhängigkeit des Gutachters in Frage stellen oder sogar beschneiden. Im Gegenteil: Die Projektsteuerung ist auf Input der Gutachter bei der Erstellung der Planung angewiesen. Jedoch ist bei großen Schadensfällen oftmals nicht nur ein Sachverständiger involviert. Zumeist sind bei mindestens zwei beteiligten Parteien, z. B. Investor und Bauunternehmer oder Käufer und Verkäufer, auch mindestens zwei unabhängige Schimmelsachverständige eingeschaltet. Dazu kommen in der Regel noch weitere Gutachter oder Fachplaner, wie z. B. allgemeine Bauschadenssachverständige oder Bauphysiker, des Weiteren die Rechtsbeistände der beteiligten Parteien und nicht zuletzt der Bauherr, Mieter und/ oder Käufer. Die Notwendigkeit einer Steuerung steigt mit der Anzahl der Beteiligten.
Als Beispiele für frühzeitig abzustimmende Rahmenbedingungen sind u. a.:

• Festlegung von Sanierungszielen,
• Festlegung von Parameter zur Überprüfung der Zielerreichung, z. B. Festlegungen zu „Grenzwerten“ von Schimmelbelastungen, so weit diese nicht durch die einschlägigen Leitfäden oder Publikationen unstrittig feststehen
• Abstimmung zu Sprachregelungen und Information gegenüber weiteren Stakeholdern, wie z. B. Mietern, ausführenden Firmen
• Abstimmung zur Einbindung von ausführenden Firmen, Versicherungen, usw.
• Engmaschige Unterstützung und Begleitung der beteiligten Sachverständigen zur Ermittlung bzw. mindestens Eingrenzung der Schadensursachen und der Schadensverursacher

Mit diesem Rüstzeug kann das Projektmanagement mittels Plan die Abläufe eintakten und anschließend gegen diese Planung den Projektstand überprüfen.

 

 

Steuerung der Begutachtung

Die Steuerung der Begutachtung stellt lediglich eine Erweiterung der Planung der Begutachtung dar. Der laufende Prozess muss begleitet, gemanagt und dokumentiert werden, auf neue Erkenntnisse muss reagiert und daraus ableitend müssen ggf. Ziele und Zielerreichung neu justiert werden.

Die Projektsteuerung fungiert zumeist als Schnittstelle der Beteiligten: Informationen werden aufgenommen, aufbereitet und weiterverarbeitet. Als Kontrollinstrument können auch hierfür, zumindest zur Problemerkennung, Instrumente der Terminsteuerung eingesetzt werden, z. B. die Meilensteintrendanalyse. Darüber hinaus sollte spätestens in dieser Phase mit einem speziellen Reporting, zuvorderst der Auftraggeber begonnen werden. Werkzeuge der Projektsteuerung können den Status und die Fortschritte dabei hilfreich visualisieren. Erstellung oder Mitwirken bei der Erstellung eines Schadenskatasters ist unabdingbar.

 

Planung der Sanierung

Der Sanierungsprozess muss vergleichbar mit der Begutachtung geplant und anschließend der Ablauf engmaschig controlled werden. Vom Beginn der Sanierungsmaßnahmen an müssen insbesondere auch Umfang, Schutzmaßnahmen und Ablauf der Abbruchmaßnahmen geplant werden. Die Projektsteuerung unterstützt hierbei die Sachverständigen insbesondere bei der Sensibilisierung der Beteiligten für die Risiken eines unsachgemäßen Rückbaus, Stichwort Sekundärverunreinigungen.

Darüber hinaus müssen weitere Rahmenbedingungen erarbeitet werden, u. a.:

• Abstimmung zu Sanierungsumfang, -durchführung, -prüfung zu Freigaben und Einvernehmen der Beteiligten über die vor genannten Rahmenpunkte
• Abstimmung mit Fachunternehmern, ggf. unter Beteiligung von Fachplanern, zu Umsetzung und Ablauf der Sanierungsmaßnahmen
• Abstimmung und zeitlichen Planung der Freimessungen im Laufe des Sanierungsprozesses
• Abstimmung zwischen Projektsteuerung und Sachverständigen um technologische Zwangsbedingungen möglichst ohne Zeitverlust an die Prüfanforderungen und -zeiträume anzupassen.
• Erstellung detaillierte Ablaufpläne

 

Steuerung der Sanierung

Es gilt auch in dieser Sanierungsphase, dass die Steuerung der Sanierung eine Fortentwicklung der Planung der Sanierung ist. Durch stetige Prüfung der Zielvorgaben erarbeitet sich die Projektsteuerung die Basis für ein Eingreifen, das Reporting und die Prüfung der Zielerreichungsparameter.
Anzuwendende Methoden sind u. a.:

• Terminkontrollberichte
• Aktualisierung des Schadenskatasters
• Im Zusammenhang mit der Bauüberwachung zügige Reaktion auf Schlechtleistungen von Sanierern und Fachunternehmen, Erfüllung einer Funktion als „Auge und Ohr“ der Sachverständigen, so weit dies fachlich möglich ist
• Planung und Mitwirkung bei der Abnahme von sanierten Bereichen

 

 

Unterstützung der Prüfungen nach Sanierung, proaktive erweiterte Prüfungen und Minimierung weiterer Schadenspotentiale

Abschließende Freimessungen und die Freigabe der sanierten Bereiche sind wesentliche Meilensteine für das Projekt. Sie sind eine wesentliche Maßgabe zur Überprüfung des Sanierungserfolges. Darüber hinaus geben die jeweiligen im Sanierungsablauf gewonnenen Erfahrungen und ggf. auch die Schadensursachen weitere Aufschlüsse, um ggf. tiefergehende proaktive Prüfungen durchzuführen, um spätere potentielle Schäden bereits im Vorhinein zu verhindern.

Abb. 5: Statusanzeigen im Berichtswesen des Projektmanagers – Quelle: Dirk Bardehle

Neue Schimmelbeschädigungen aufgrund bekannter oder im Rahmen von Prüfungen leicht zu erkennender Schadensursachen stehen einer nachhaltigen Schadensbegrenzung kontraproduktiv gegenüber. Der Umfang der Schadensbegrenzung geht in diesem Fall weit über Schäden an Bauteilen hinaus, Stichworte sind u. a. Vermögensschäden in den Bereichen Vermarktung, Vermietbarkeit, etc.

 

Abschlussdokumentation und Projektabschluss sowie -review

Die Abschlussdokumentation über Abschlussgutachten oder dergleichen ist der unabdingbare Nachweis einer erfolgreichen Sanierung. Die Projektsteuerung sollte zwingend bei der Erstellung mitwirken, um sicher zu stellen, dass die Anforderungen aller Beteiligten an die abschließende Dokumentation bedient werden.

Waren die Projektsteuerer bereits bei der Auswahl der Gutachter und Fachplaner involviert, müssen sie auch i. d. R. nach Ende der Tätigkeit der vor genannten Spezialisten noch das Projekt mittels Mitwirken bei der Abrechnung, Dokumentation und der Erstellung des Berichtswesens begleiten und letztendlich abwickeln.

Ziel ist es hinter allen einzelnen Vorgängen des Grobablaufplanes einen abschließenden Haken setzen zu können und den Plan demnach rund zu machen.

 

Literaturangaben

Zur Erarbeitung des Vortrages und des vorliegenden Manuskriptes ist folgende Fachliteratur zu Rate gezogen worden:

– DVP-Schulungshandbuch „DVP Qualifikationsprogramm Bauprojektmanagement“ von Georg Backes, Version 1-0
– AHO, Schriftreihen, u. a. „Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft“
– SMV-Projekte und internes Tool „Share Point“
– das Internet

 

Der komplette Fachbeitrag zum Download:

http://schimmelpilz-forum.de/die-projektsteuerung-der-sanierung/